Thông cáo báo chí là một trong những công cụ đắc lực nhất giúp doanh nghiệp truyền đạt thông tin, xây dựng hình ảnh, thu hút sự quan tâm của công chúng và giới truyền thông. Hiểu thông cáo báo chí là gì, những nguyên tắc, cấu trúc cơ bản của một thông cáo báo chí chuẩn sẽ giúp cho chiến lược nội dung của doanh nghiệp bạn trở nên hoàn thiện và hiệu quả hơn.

Thông cáo báo chí là gì?

Thông cáo báo chí hay Press Release là một tài liệu văn bản ngắn (khoảng 1 trang) được các doanh nghiệp, tổ chức gửi cho giới báo chí, truyền thông nhằm kêu gọi sự quan tâm hay nhận thức của công chúng về sự kiện hoặc vấn đề quan trọng, có giá trị tin tức của mình. Nếu được đánh giá cao về giá trị tin tức bởi giới truyền thông, thông cáo báo chí sẽ có sức lan tỏa mạnh mẽ, nâng cao đáng kể nhận thức của công chúng về sự kiện hay vấn đề của doanh nghiệp.

Những nguyên tắc cơ bản khi viết thông cáo báo chí

Là tài liệu chính thống được gửi tới các cơ quan báo chí và truyền thông, thông cáo báo chí cần được trau chuốt, chỉn chu từ ngôn từ cho tới cách thức thể hiện. Có một số nguyên tắc cơ bản mà bạn cần lưu ý khi viết thông cáo báo chí như sau:

1. Nội dung ngắn gọn, dễ hiểu: Thông tin trong thông cáo báo chí sẽ được đưa tới cho quảng đại quần chúng. Do vậy, nội dung thông cáo báo chí cần đảm bảo đơn giản, súc tích, tránh việc lạm dụng những thuật ngữ phức tạp, hành văn rườm rà, từ viết tắt khó hiểu.

2. Tạo ấn tượng ngay từ đoạn văn đầu tiên: Sự tập trung của người đọc thường không cao, nhất là đối với những nội dung mang tính chính thức, thời sự như thông cáo báo chí. Vì vậy, khi viết thông cáo báo chí, bạn cần lưu ý đưa những thông tin thiết yếu và ấn tượng nhất lên đầu để thu hút và giữ chân người đọc.

3. Sử dụng ngôn từ mạnh mẽ, chính xác: Đừng ngại sử dụng ngôn từ và hành văn mạnh mẽ, ấn tượng để thu hút người đọc. Ngoài ra, nội dung của thông cáo báo chí cũng cần đảm bảo xác thực, đáng tin, tránh gây hoang mang, hiểu lầm cho công chúng.

4. Tạo cho thông cáo báo chí cảm giác tích cực: Hãy cố gắng sử dụng các câu chủ động trong thông cáo báo chí, bởi các mẫu câu bị động, phủ định rất dễ gây nhầm lẫn, lệch lạc cho người đọc.

Quy tắc 5W1H

Nội dung của một thông cáo báo chí cần đảm bảo bám sát quy tắc 5W1H để cung cấp đầy đủ thông tin có giá trị tới người đọc. Cụ thể:

• Who: Nhân vật hay nhóm nhân vật ở trung tâm của câu chuyện mà thông cáo báo chí muốn truyền đạt
• What: Sự kiện hoặc thông tin liên quan
• Where: Địa điểm diễn ra sự kiện
• When: Thời gian diễn ra sự kiện
• Why: Lý do vì sao sự kiện hay nhân vật trong thông cáo báo chí lại có giá trị tin tức đối với công chúng
• How: Sự kiện diễn ra như thế nào

VD: Ngày 16/09/2022 tại Cao Bằng, Ei3 Global đồng hành cùng Làng AVI trong lễ ký kết với TT ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KH&CN về việc hợp tác hỗ trợ phát triển khởi nghiệp và ĐMST tỉnh Cao Bằng.

• Who: Ei3 Global
• What: đồng hành cùng Làng AVI
• Where: Cao Bằng
• When: 16/09/2022
• Why: hợp tác hỗ trợ phát triển khởi nghiệp và ĐMST tỉnh Cao Bằng
• How: ký kết với TT ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KH&CN 

Cấu trúc tiêu chuẩn của thông cáo báo chí

Cấu trúc mặc định của thông cáo báo chí là cấu trúc theo mô hình kim tự tháp ngược, lần lượt với các phần nội dung như sau:

1. Tiêu đề: nên bắt mắt, bắt tai, thể hiện khái quát nội dung thông cáo báo chí

2. Ngày, tháng, năm phát hành: viết nhỏ, in nghiêng, nằm ở bên trái thông cáo báo chí

3. Thông tin liên hệ của đầu mối phụ trách làm việc với báo giới: bao gồm Tên, Email, SĐT liên hệ, nằm ở góc bên phải

4. Tóm tắt ý chính: nên ngắn gọn, súc tích, mạch lạc

5. Đoạn văn đầu tiên: giới thiệu nội dung chính của bài viết, nên chứa những thông tin quan trọng, ấn tượng nhất

6. Thông tin chi tiết hóa và trích dẫn (Quote): tạo tính chân thực cho thông cáo báo chí

7. Thông tin nền: Những thông tin ít quan trọng hơn, thông tin về doanh nghiệp, thông tin ngoài lề…

Những lỗi sai thường gặp khi viết thông cáo báo chí

Là văn bản mang tính chính thức, thông cáo báo chí cần được xét duyệt cẩn thận về nội dung, hình thức, cách trình bày… trước khi gửi cho báo giới. Để tránh ảnh hưởng tới chất lượng thông cáo báo chí, từ đó ảnh hưởng tới hình ảnh doanh nghiệp, bạn nên lưu ý tránh một số lỗi sai thường gặp sau:

1. Về tiêu đề

• Tiêu đề quá chung chung, mơ hồ
• Không có tiêu đề hoặc tiêu đề không cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết
• Tiêu đề quá dài
• Tiêu đề có cung cấp thông tin nhưng không rõ ràng, dễ gây hiểu lầm

2. Về phần nội dung

• Ngôn từ quá cao siêu, nhiều thuật ngữ khó hiểu
• Hành văn quá rườm rà, lan man, không dẫn dắt vào trọng tâm câu chuyện
• Quá nhiều từ viết tắt
• Thông tin cường điệu, vô căn cứ

3. Về hình thức

• Nội dung quá dài (hơn 2 trang A4)
• Cách căn dòng, căn lề, font/size chữ lộn xộn, không thống nhất
• Logo được chèn không đúng chỗ, kích cỡ không phù hợp
• Thiếu các thông tin quan trọng như ngày-tháng-năm, thông tin liên hệ…

Bật mí cách viết thông cáo báo chí hấp dẫn

Viết thông cáo báo chí thực chất không khó khi đã có công thức. Tuy nhiên, để ấn phẩm thông cáo báo chí thêm phần thú vị, hấp dẫn, thu hút được sự quan tâm của báo giới và công chúng, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

1. Thể hiện thông tin dưới nhiều hình thức sáng tạo: Ngoài dạng văn bản truyền thống, bạn còn có thể thể hiện thông tin dưới nhiều hình thức đa dạng như hình ảnh, inforgraphic, video, podcast… để tạo trải nghiệm khác biệt và thân thiện hơn cho người đọc.

2. Chọn lọc thông tin: Với tính chất ngắn gọn, súc tích, các thông tin được đưa trong thông cáo báo chí cần được sàng lọc kỹ càng để tránh lan man, dài dòng. Chỉ nên đưa những thông tin cốt lõi và có sức hút nhất vào thông cáo báo chí.

3. Thời gian gửi thông cáo báo chí: Các tin tức báo chí thường mang tính thời điểm. Thông tin được truyền đạt quá sớm sẽ làm ảnh hưởng tới sự mong đợi của công chúng đối với sự kiện, nhưng thông tin được đưa quá muộn cũng không còn giá trị tin tức. Vì vậy, bạn cần chọn thời đểm gửi thông cáo báo chí hợp lý để đạt được hiệu quả truyền thông tối đa.

4. Những sản phẩm đính kèm: Thông cáo báo chí thường đi kèm một tập tài liệu gọi là Press kit, bao gồm:

• Thông tin background
• Hồ sơ nhân vật
• Hình ảnh, video
• Các tài liệu khác…

Bạn cần đầu tư thiết kế bộ kit này sao cho thật ấn tượng, đầy đủ nội dung và thu hút để bổ trợ cho thông cáo báo chí của mình.

Hi vọng, những kiến thức trên sẽ giúp bạn hiểu thêm về công cụ truyền thông hiệu quả là thông cáo báo chí và biết cách sản xuất một thông cáo báo chí chuẩn chỉnh. Ngoài ra, bạn còn có thể tìm tới sự hỗ trợ từ Ei3 Global – đơn vị truyền thông uy tín với đa dạng các gói dịch vụ truyền thông đa phương tiện, trong đó có truyền thông báo chí.

Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được nhận tư vấn miễn phí.

—————————-

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Ei3 Global

• Hotline: 0982 91 3003
• Email: ei3global.vn@gmail.com ; hi.ei3global@gmail.com 
• 22 Yết Kiêu, Hoàn Kiếm, Hà Nội