Tiệc tất niên có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Hiển nhiên, doanh nghiệp nào cũng mong muốn sở hữu một đại tiệc tất niên hoành tráng, đẳng cấp, tạo được ấn tượng độc đáo với nhân viên và khách mời. Tuy nhiên, cân đối ý tưởng với ngân sách tổ chức lại là một bài toán khó.

• Làm thế nào để xác định ngân sách và kinh phí dự trù một cách hợp lý nhất?
• Làm thế nào để sở hữu một đại tiệc công phu với chi phí tiết kiệm tối đa?
• Có những hạng mục chi tiêu chủ yếu nào doanh nghiệp cần quan tâm?

Cùng Wonder Media tìm hiểu 6 hạng mục chi phí nhất định phải chi để tổ chức một bữa tiệc tất niên bài bản nhé!

1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức tiệc tất niên

Để sự kiện tiệc tất niên có thể diễn ra, trước hết, doanh nghiệp cần lựa chọn, khảo sát và thuê địa điểm, sân bãi. Tùy thuộc vào từng tiêu chí như quy mô, ý tưởng, nhu cầu về việc di chuyển, phong cách bài trí mà doanh nghiệp có thể tham khảo các địa điểm tổ chức tiệc trong nhà hoặc ngoài trời, tại các nhà hàng, khách sạn, thậm chí công viên, resort với không gian rộng mở. Tất nhiên, tùy thuộc vào vị trí địa lý và chất lượng mà mỗi địa điểm lại có mức giá thuê khác nhau. Đặc biệt, cuối năm là thời điểm các đơn vị ráo riết tìm kiếm địa điểm tổ chức tiệc tất niên, bởi vậy mà mức giá thuê địa điểm có thể sẽ cao hơn so với bình thường. Doanh nghiệp cần sớm xác định ý tưởng và ngân sách cho việc thuê địa điểm, sân bãi để đảm bảo tiệc tất niên có thể diễn ra suôn sẻ.

2. Chi phí trang hoàng cho tiệc tất niên

Các vật dụng trang trí không chỉ giúp tô điểm cho tiệc tất niên mà còn đóng vai trò quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp. Có rất nhiều vật dụng trang trí phong phú, bao gồm hoa tươi, bóng bay, dải dây trang trí, các ấn phẩm thiết kế như backdrop, standee, hashtag, banner, cờ phướn… Vì chủng loại phồn đa nên doanh nghiệp cần lên danh sách mua sắm kỹ càng, chi tiết để tính toán ngân sách hợp lý, tránh lãng phí. Để làm được điều đó, trước hết. doanh nghiệp cần:

• Xác định theme, chủ đề của tiệc tất niên
• Khảo sát địa điểm tổ chức để chọn lọc những phương án trang trí phù hợp nhất
• Tham khảo các mẫu setup hoặc ý kiến, nhu cầu của ban lãnh đạo và tập thể nhân viên

3. Chi phí vận chuyển, thi công, lắp đặt các trang thiết bị

Sau khi đã xác định được địa điểm tổ chức và phương án trang hoàng, hạng mục tiếp theo doanh nghiệp cần chuẩn bị ngân sách là công tác vận chuyển và thi công, lắp đặt sân khấu, các vật dụng trang trí cũng như trang thiết bị âm thanh – ánh sáng. Tiệc tất niên là sự kiện trọng đại với nhiều chương trình, tiết mục hấp dẫn. Và một sân khấu hoành tráng với đầy đủ hiệu ứng âm thanh, ánh sáng là điều không thể thiếu. Để có một bữa tiệc tất niên vui vẻ, sôi động, công đoạn lắp đặt các trang thiết bị này cần được đảm bảo cả về mặt thẩm mỹ lẫn tính an toàn. Do vậy, doanh nghiệp cần hết sức cẩn trọng trong việc lựa chọn đơn vị thi công chuyên nghiệp, uy tín.

4. Chi phí thuê nhân sự phục vụ cho tiệc tất niên

Tiệc tất niên thành công không thể thiếu sự đóng góp, hỗ trợ của đội ngũ nhân sự gồm MC dẫn chương trình, hoạt náo viên, ca sĩ, vũ đoàn, PG, lễ tân, nhân viên kỹ thuật, nhân viên phục vụ, đội bảo an… Họ là những nhân tố giúp sự kiện diễn ra theo đúng quy trình bài bản, đảm bảo bầu không khí tiệc sôi động, khách mời được hướng dẫn và chăm sóc tận tình. Thái độ, sự chuyên nghiệp và tinh thần của các nhân sự này cũng góp phần tạo nên trải nghiệm tuyệt vời cho khách mời, đồng thời giúp quảng bá hình ảnh, sự hiếu khách của doanh nghiệp.

5. Chi phí ăn uống 

Tiệc tất niên thường kéo dài trong khoảng từ hai đến ba tiếng và tiệc ngọt, tiệc mặn, trà, rượu… là những hạng mục không thể thiếu, cần được đầu tư ngân sách tử tế để đảm bảo đem lại sự hài lòng tối đa cho nhân viên và khách mời. Thực đơn phục vụ trong tiệc tất niên cần phải đa dạng, phong phú về nguyên liệu và cách chế biến, trình bày, đồng thời đảm bảo đạt tiêu chuẩn về an toàn vệ sinh. Nếu là tiệc mặn, thực đơn nên có đầy đủ món khai vị, món chính, món nước, món tráng miệng kết hợp chay, mặn khoa học. 

6. Chi phí quà tặng cho nhân viên, khách mời tham dự

Một trong những chương trình không thể thiếu trong khuôn khổ tiệc tất niên là lễ vinh danh nhằm khen thưởng các cá nhân, phòng ban xuất sắc đã đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp còn nhân dịp này để tri ân những đối tác, khách hàng đã đồng hành cùng mình. Những tặng vật ý nghĩa như giấy khen, hoa, quà, kỉ niệm chương… không chỉ giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp tới người nhận mà còn là công cụ truyền thông vô cùng ấn tượng, đẹp mắt. Đối với những phần quà cần được thiết kế riêng cho phù hợp concept tiệc tất niên hoặc mang bộ nhận diện thương hiệu, doanh nghiệp cần lên ý tưởng, dự trù ngân sách và đặt hàng sản xuất từ trước đó khoảng một, hai tháng.

Tổ chức tiệc tất niên tối ưu chi phí với Ei3 Global

Nếu không có kinh nghiệm và chuyên môn về lĩnh vực tổ chức sự kiện, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng lãng phí, không tận dụng được những nguồn cung giá rẻ hoặc gặp khó khăn trong việc phân bổ ngân sách. Để đại tiệc tất niên diễn ra thành công, suôn sẻ, lời khuyên dành cho các doanh nghiệp là tìm kiếm những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín.

Với nhiều năm kinh nghiệm lên kế hoạch và triển khai các sự kiện đa dạng về cả quy mô lẫn chủ đề, Ei3 Global là đơn vị đồng hành đáng tin cậy, giúp các doanh nghiệp sở hữu một bữa tiệc tất niên ấm cúng, sôi động, đảm bảo chất lượng cao nhất với chi phí tiết kiệm nhất.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí!

—————————-

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Ei3 Global

• Hotline: 0982 91 3003
• Email: hi.ei3global@gmail.com ; ei3global.vn@gmail.com