Truyền thông sự kiện là một trong những phương pháp hiệu quả giúp các thương hiệu tương tác và quảng bá sản phẩm, dịch vụ của mình tới khách hàng. Sự thành công của một sự kiện phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, và một trong số những tiêu chí quyết định điều đó là quy trình triển khai bài bản. Cùng Wonder Media khám phá 5 bước giúp bạn hô biến ra một sự kiện chuẩn chỉnh, hoàn thiện nhé!

Bước 1 – Nghiên cứu

Trước khi lập ra bất cứ kế hoạch triển khai nào, bước quan trọng đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện luôn là nghiên cứu. Bạn cần tìm hiểu và xác định các thông tin cơ bản về sự kiện của mình. Hãy tự đặt và tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi sau:

• Chủ đề chính của sự kiện là gì?
• Mục tiêu cần đạt khi tổ chức sự kiện là gì?
• Sự kiện muốn truyền tải thông điệp gì?
• Đối tượng khách mời và số lượng?
• Sự kiện sẽ diễn ra vào thời gian nào?
• Ngân sách dành cho sự kiện là bao nhiêu?

Khi đã nắm được các thông tin cơ bản trên, bạn sẽ dễ dàng định hình được concept, quy mô, và cách thức triển khai sự kiện của mình, cũng như có hình dung cụ thể về địa điểm tổ chức, phong cách trang hoàng.

Bước 2 – “Bão não” ý tưởng

Ý tưởng độc đáo, sáng tạo chính là yếu tố tạo nên sự khác biệt và điểm nhấn cho sự kiện. Tuy nhiên, không phải cứ “độc lạ” là sẽ thành công mỹ mãn. Trên thực tế, ý tưởng cho sự kiện cần tạo ấn tượng với khách mời nhưng cũng cần phải phù hợp với:

• Ngân sách tổ chức
• Kết cấu và địa hình của nơi tổ chức
• Nguồn lực setup, trang hoàng
• Thường thức và yêu thích, mong muốn của các bên liên quan (ban lãnh đạo doanh nghiệp, khách mời…)

Để sở hữu ý tưởng tổ chức sự kiện vừa thú vị vừa hợp lý, bạn nên dựa trên các dữ liệu nghiên cứu ở bước 1, và có thể làm khảo sát để thu thập ý kiến đóng góp từ số đông.

Bước 3 – Xây dựng kịch bản sự kiện

Xây dựng kịch bản chính là bước hiện thực hóa các ý tưởng tổ chức sự kiện. Khi đã xác định ý tưởng tổ chức và thu thập được các thông tin cần thiết, bạn chỉ việc lấp đầy những dữ liệu này vào phần khung sườn kịch bản. Một kịch bản sự kiện tiêu chuẩn sẽ bao gồm thứ tự các hạng mục, thời gian từng hạng mục diễn ra, nội dung cụ thể, nhân sự thực hiện, trang thiết bị hỗ trợ cần thiết, và các ghi chú khác nếu cần. Kịch bản cần được trình bày rõ ràng, chi tiết, thể hiện đúng, đủ các đầu việc để nhân sự dễ theo dõi và thực hiện.

Bước 4 – Triển khai tổ chức sự kiện

Dựa trên kịch bản đã xây dựng, bạn có thể bắt tay vào thực hiện các công tác chuẩn bị và triển khai sự kiện, bao gồm:

• Liên hệ các nguồn cung (trang trí, vận chuyển, trang thiết bị, tiệc, nhân sự…)
• Đặt địa điểm tổ chức
• Vận chuyển và setup các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, decor…
• Chốt thực đơn, teabreak
• Tổng duyệt các chương trình, tiết mục trong khuôn khổ sự kiện
• Truyền thông về sự kiện
• Tổ chức và điều phối, giám sát sự kiện

Bước 5 – Tổng kết sau sự kiện

Sự kiện diễn ra tốt đẹp là một thành công, tuy nhiên, bạn vẫn chưa thể thở phào nhẹ nhõm ngay được. Sau khi sự kiện kết thúc, còn rất nhiều đầu việc cần hoàn thành để đặt cho sự kiện một dấu chấm hoàn mỹ. Bạn cần:

• Truyền thông sau sự kiện: Tổ chức sự kiện là cách để doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ và xây dựng hình ảnh thương hiệu. Sau khi sự kiện kết thúc, để hiệu quả truyền thông đạt mức tối đa, bạn cần lưu tâm tới việc chăm sóc khách mời, đưa tin, đăng tải hình ảnh tư liệu về sự kiện để được công chúng biết tới và hiểu thêm về doanh nghiệp của mình.
• Quyết toán và thanh lý hợp đồng cho các nhà cung cấp (địa điểm, tiệc, trang thiết bị, vận chuyển, trang trí…)
• Họp tổng kết sau sự kiện nhằm rút kinh nghiệm, chỉ ra những ưu-khuyết trong quá trình tổ chức. Đồng thời, thông qua việc họp và thu thập feedback từ nhân sự tổ chức, khách mời…, bạn sẽ đánh giá được hiệu quả của sự kiện và rút ra kinh nghiệm cho những dự án trong tương lai.

Làm thế nào để sở hữu sự kiện đẳng cấp chỉ với 1 thao tác?

Công việc tổ chức sự kiện yêu cầu rất nhiều kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm. Để đảm bảo ý tưởng sự kiện độc đáo mà không thiếu thực tế, chi phí tổ chức tiết kiệm, chất lượng sự kiện đạt chuẩn, doanh nghiệp nên cân nhắc tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đồng hành cùng mình.

Chỉ với một thao tác đơn giản, bạn sẽ ngay lập tức nhận được sự tư vấn nhiệt tình và hoàn toàn MIỄN PHÍ từ Ei3 Global – đơn vị truyền thông sự kiện với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành. Tuân thủ nguyên tắc VĂN MINH – TRÍ TUỆ – HIỆU QUẢ, Wonder Media luôn đem đến cho khách hàng những sự kiện công phu, đẳng cấp, đảm bảo bám sát nhu cầu và ngân sách của khách hàng ở mức tối đa.

Hãy gọi ngay cho chúng tôi để cùng đồng hành tổ chức những sự kiện ý nghĩa và sôi động nhất!

—————————-

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Ei3 Global

• Hotline: 0982 91 3003
• Email: hi.ei3global@gmail.com ; ei3global.vn@gmail.com